Alles, was du für die tägliche Arbeit mit UDKS Core brauchst —
vom ersten Anmelden bis zur Freigabe. Kapitel 8 richtet sich nur an den
Techsupport (Rolle admin).
Jedes Dokument wird im Browser des Absenders verschlüsselt und für
jeden Berechtigten einzeln gekapselt — der Server speichert und sieht nur
Ciphertext (Ende-zu-Ende, ML-KEM-768/ML-DSA-65). Dein einziger Zugang ist
deine Schlüsseldatei (.udkskey) plus Passphrase; es gibt
kein Passwort-Zurücksetzen, weil der Server nichts besitzt, womit er dir
helfen könnte. Verlierst du Datei oder Passphrase, setzt der Techsupport
dein Konto zurück — Bestandsdokumente werden dir danach automatisch wieder
zugänglich gemacht (Kapitel 7).
name:token — immer als ein kompletter String..udkskey sicher ablegen, plus eine
Kopie an einem zweiten sicheren Ort. Der Code ist danach verbraucht.Schlüsseldatei auswählen oder ins Feld ziehen, Passphrase eingeben, anmelden. Eine Sitzung läuft 60 Minuten — oben rechts zählt eine Anzeige herunter; unter 5 Minuten wird sie orange und warnt einmal. Danach einfach neu anmelden. Ein Seiten-Reload (auch nach einem Server-Update) wirft dich nicht raus; erst Tab schließen oder „Abmelden" beendet die Sitzung endgültig.
Oben siehst du deine Entscheidungs-Inbox: Dokumente, die auf deine Prüfung oder Freigabe warten (mit „Freigeben"/„Ablehnen" direkt am Eintrag), und Download-Links, die auf Autorisierung warten.
Start → „Dokument hochladen" → Datei wählen → Gesellschaft, Dokumentart, Objektbezug, Unterklasse, Beschreibung, Schutzklasse. Das Kennzeichen entsteht live als Vorschau. Bei S4 ist eine Arbeitsgruppe Pflicht, bei S5 wählst du die Berechtigten einzeln, bei S2 den gebundenen Empfänger. Das Upload-Protokoll zeigt, für wen verschlüsselt wurde.
Erstellt (CR) → Entwurf (DR) → Zur Prüfung freigegeben (RA) → Freigegeben (AP). Die Knöpfe dafür stehen in der Dokumentansicht („Bearbeitung starten", „Zur Prüfung vorlegen"); ab RA entscheiden die laut Freigabe-Matrix zuständigen Personen über ihre Inbox. Der Ersteller kann ein Dokument aus der Prüfung zurückziehen (zurück in den Entwurf, auditiert) — der nächste Prüfungsgang startet einen frischen Freigabezyklus.
Leere Dokumentenhüllen: „Als Hülle anlegen (ohne Datei)“ reserviert ein Kennzeichen ohne Inhalt — z. B. für alle laut Vertrag geschuldeten Dokumente zu Projektbeginn. Hüllen sind in der Dokumentenliste rot markiert; über „Datei hinterlegen“ wird der Inhalt später Ende-zu-Ende verschlüsselt ergänzt. Erst mit hinterlegter Datei ist der Wechsel in den Entwurf (DR) möglich.
gf und admin dürfen eigene Dokumente
selbst durch die komplette Kette bringen — jede solche Entscheidung wird in
der Audit-Kette sichtbar als Ausnahme gekennzeichnet.Merkmale: Sind für die Gesellschaft Merkmale definiert (z. B. Kostenstelle), erscheinen sie beim Upload als optionale Felder; die Werte stehen danach in den Dokument-Informationen und sind über die Suche auffindbar. Neue Revisionen verlangen immer einen Änderungsgrund (Pflicht) — sichtbar an der neuen Revision, in Historie und Audit-Kette. Bei freigegebenen Dokumenten erzeugt „Freigabeprotokoll“ eine druckbare Übersicht der kompletten Prüf-/Freigabekette für Auditoren.
„Dokument öffnen" entschlüsselt den Inhalt lokal in deinem Browser und prüft die Absender-Signatur (Anzeige über dem Inhalt). Die Vorschau richtet sich nach dem Dateityp: PDF und Bilder (PNG, JPG, GIF, SVG, WebP …) erscheinen direkt im Browser, Textformate (TXT, MD, CSV, JSON …) als Text. Für alle anderen Formate (z. B. Word, Excel) gibt es keine Browser-Vorschau — dafür steht „Herunterladen" bereit: Es speichert die entschlüsselte Datei unter ihrem Originalnamen, und du öffnest sie in der passenden Anwendung. Der Server sieht in beiden Fällen nichts vom Klartext.
Download-Link (ab Status AP): erzeugt einen passwortgeschützten Link für Externe. Das Passwort erscheint einmalig — Link und Passwort immer getrennt übermitteln. Je nach Matrix muss ein Lead oder die GF den Link erst autorisieren; nach 10 Fehlversuchen sperrt er sich selbst.
File-Exchange (nur S1/S2, ab AP): Versand an registrierte Empfänger als Versandmappe.
Private Notizen: Der Notiz-Tab am Dokument gehört nur dir — kein anderer Nutzer und kein Admin kann ihn lesen.
Kenntnisnahme (Verteilung): Über den Tab „Verteilung“ eines freigegebenen Dokuments fordern Ersteller, Leads oder GF/Admin gezielt Lesebestätigungen an. Bei den Empfängern erscheint das Dokument auf der Startseite unter „Zur Kenntnisnahme“ — ein Klick auf „Gelesen & verstanden“ bestätigt; der Verteiler sieht jederzeit, wer noch aussteht. Beides ist auditiert — der klassische QM-Umlauf.
| Situation | Bedeutung | Was tun |
|---|---|---|
| „Für dich liegt (noch) kein DEK-Wrap vor …" | Du bist neu berechtigt (oder frisch zurückgesetzt), deine Schlüsselkapsel fehlt noch | Kurz warten: Sobald ein anderer Berechtigter angemeldet ist, kapselt sein Browser automatisch nach (≤ 1 Minute). Danach erneut öffnen |
| „Session abgelaufen" | 60-Minuten-Grenze erreicht oder Admin hat Sitzungen beendet | Neu anmelden (Datei + Passphrase) |
| „Konto ist deaktiviert" | Techsupport hat das Konto gesperrt | Techsupport kontaktieren |
| Schlüsseldatei/Passphrase verloren | — | Techsupport meldet: Konto wird zurückgesetzt, Aktivierung mit neuem Code und neuen Schlüsseln; Bestandsdokumente kommen per automatischer Nachversorgung zurück |
| Signatur UNGÜLTIG! | Inhalt passt nicht zur Absender-Signatur | Nicht verwenden — sofort Techsupport/ISB melden |
admin (SoftwareLabsAG, Einrichtungsschlüssel) sieht die
komplette Einrichtung. support (kundenseitige Verwaltung)
sieht den Kundenrahmen: Benutzer, Arbeitsgruppen, Empfänger,
Projektcodes. Gesellschaften (E8), Freigabe-Matrix, Backup und Audit
bleiben ausschließlich beim zentralen Admin; support legt nur
Kundenrollen (user/lead/isb/gf)
an — nie admin- oder support-Konten. Der Server
erzwingt diese Grenzen unabhängig von der Oberfläche; support
hat keine Sonderrechte auf Dokumente.Der Bereich Einrichtung enthält die Verwaltungsfunktionen. Im Tab Benutzer stehen pro Konto:
| Funktion | Wirkung | Wofür |
|---|---|---|
| Rolle (Auswahlfeld) | Ändert die Rolle sofort; laufende Sitzungen der Person enden automatisch | Beförderung, Rollenkorrektur |
| Sitzungen beenden | Wirft die Person sofort aus allen laufenden Sitzungen; Konto und Schlüssel bleiben, Neuanmeldung sofort möglich | Tests, Verdachtsfall „Gerät offen liegen gelassen" |
| Deaktivieren / Aktivieren | Sperrt die Anmeldung komplett bis zur Reaktivierung; Schlüssel und Dokumente bleiben erhalten | Austritt, längere Abwesenheit |
| Zurücksetzen | Deaktiviert, beendet Sitzungen, erzeugt neuen Aktivierungscode; die Person erzeugt neue Schlüssel | Schlüsselverlust |
| Neuer Code | Frischer Aktivierungscode für ein noch nicht aktiviertes Konto | Code verloren/abgelaufen |
user.kick, user.update, user.reset …).
Das eigene Konto lässt sich bewusst nicht selbst ändern oder kicken
(Schutz vor Aussperrung) — dafür ist das zweite Admin-Konto da.Die übrigen Tabs: Gesellschaften (E8, Anlegen nur hier),
Freigabe-Matrix (Prüf-/Freigaberegeln je Schutzklasse),
Projektcodes, Merkmale (freie Zusatzfelder, auch für support), Empfänger (S2/Exchange), Arbeitsgruppen
(Pflicht für S4), Aufbewahrung (nur admin: Fristen nach GeBüV-Logik, Standard 10 Jahre, plus Vernichtungsvorrat — Vernichtung per Crypto-Shredding mit Pflicht-Begründung, Nachweis bleibt als Status „Vernichtet“), Backup (Pull-Token und Läufe), Audit
(Kette einsehen und verifizieren). Für die Erstinbetriebnahme gilt der
Leitfaden DE-INT-ORG-PRC-LeitfadenErsteinrichtung.